TEMA 04: NORMALIZACIÓN

NORMAS I.S.O

DEFINICIÓN:

      Son documentos que especifican de manera clara y precisa los requerimientos que pueden ser ejecutados en las organizaciones, con el fin de garantizar que los producto y/o servicios que son ofrecidos por dichas organizaciones cumplan con su misión. Es importante resaltar, que sus siglas I.S.O significan Organización Internacional de Estandarización, y esta prestigiosa entidad han publicado un aproximado de 19.500 normas internacionales.

       El objetivo principal de dichas normas es asegurara que los productos y/o servicios alcancen la calidad deseada, y se considera que son de gran importancia en las empresas ya que les permite minimizar los costos, reducción de errores e incrementar la productividad.

FUNCIONES:

     En las organizaciones, los estándares ISO hacen posible los siguientes aspectos:

LAS NORMAS ISO MAS UTILIZADAS:

• Las medidas de papel, las cuales contempla los tamaños de DIN-A4, DIN-A3, entre otras (ISO 2016).
• Los nombres de lenguas (ISO 639).
• Los sistemas de calidad (ISO 9.000, 9.001 y 9.004).
• Gestion Medioambiental (ISO 14.000).
• Signos y símbolos matemáticos, magnitudes del sistema internacional de unidades (ISO/IEA 80.000).

FORMULARIOS

DEFINICIÓN:

   Es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de registrar información, mediante el cual se introduce una serie de datos en él, con la finalidad de que dicha información sea almacenada y procesada a posteriores.    También puede considerarse como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.


OBJETIVOS:

• Suministrar a la organización de toda la información requerida para la ejecución de sus operaciones.
• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan en la organización.
• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad de trabajo.
• Mantener un orden lógico dentro de la ejecución del trabajo, y pos consiguiente la simplificación del mismo.
• Facilita en flujo de información dentro de la organización.
• Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.
• Evaluar el trabajo realizado por el personal trabajador.
• Apreciar los resultados obtenidos en casa proceso.

DISEÑO DE LOS FORMULARIOS:

     El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso y para ellos debe cumplir con la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

• FASE DE PRE-DISEÑO: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
• FASE DE DISEÑO: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja.
• FASE DE POST-DISEÑO: En esta fase se debe complementar el formulario, que tipo de impresión, hoja, tamaño, fecha de entrega, entre otros.

ESTRUCTURA:

• IDENTIFICACIÓN: Es la parte donde se indica el nombre de la entidad, titulo del formulario, fecha, código.
• INSTRUCCIONES: Indica como se debe llenar el formulario.
• CUERPO: Incluye toda la información necesarias para que el formulario una vez completado cumpla con su objetivo. Los conceptos dentro del cuerpo deben estar organizados según lo establezca el procedimiento para el cual el formulario ha sido diseñado.
• CONCLUSIÓN: Esta conformada por todos lo datos que validen el contenido del formulario, tales como firmas y sellos.
• PRESENTACIÓN: Esta varia ya que se pueden encontrar con formularios manuscritos, impresos, talonarios, entre otros.

CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN:

      Debemos considerar ciertos aspectos importantes para su elaboración:

• Estudiar la situación que se presenta, para determinar el objetivo del formulario.
• Realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario.
• Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación.
• Realizar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir errores dentro de la organización.
• Llevar un control eficiente de los formularios.
• Tomar en cuenta la opinión del analista y usurarios, ya que el analista es quien decide como deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuales son los datos necesarios. 
• Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
• Hacer una prueba para comprobar la eficiencia del formulario, antes de aplicarlo.
• Tomar en cuenta la actitud mental favorable en aquellas personas que van hacer uso del formulario.
• Hacer un formulario flexible y cómodo.
• Hacer preguntas de tipo abiertas y cerradas, que le permitan al usuario responder de manera sincera y clara.

CONTROL DE LOS FORMULARIOS:

      Es un método el cual es utilizado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de información, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para ser utilizados los formularios de manera eficiente y mantener el seguimiento de cada uno de los formularios aplica.

      Para ello, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1.  Eliminar los formularios que no se están aplicando.
2. Actualizar los formularios para así aumentar su eficiencia y disminuis los errores.
3. Nivel de Organización; la cual se debe establecer un lugar dentro de la organización para el control de los formularios, y dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios.
4. Tomar en cuenta la opinión del analista de los formularios, para así generar propuestas de mejora para la organización.
5. Establecer programas de control como política de la empresa.
6. Realizar un análisis de los factores que componen el problema. 
7. Debe existir una relación entre el control y los sistemas y procedimientos.
8. Realizar periódicamente una revisión de los formularios y como ha influenciado el mismo dentro de la organización, en sus aspectos tantos positivos como negativos.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

DEFINICIÓN: 

     Los manuales administrativos son aquellos documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación, que le permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.  Ademas incluye las normas legales, reglamentarias y administrativas que han sido establecidas a lo largo del tiempo y su relación con las funciones, prendimientos y la forma en que se encuentra organizada la entidad. 

VENTAJAS:

• Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
• Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización
• Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
• Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
• Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias
• Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
• Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
• Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
• Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
• Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
• Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
• Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
• Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.

DESVENTAJAS:

• Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.
• Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
• Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido
• Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
• Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenido
• En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.

CLASIFICACIÓN:

Por su contenido se clasifican en:

1. De Organización: Donde se especifican las diversas unidades orgnizacionales, que componen la empresa.
2. De Procedimientos: Donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la organización, por ejemplo; selección del personal.
3. De Políticas: Se determinan las políticas que guiaran el accionar de la empresa.
4. De Bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos ingresos, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, entre otros.

Por su ámbito se clasifican en:

1. Generales: Que contienen la información de la totalidad de la organización.
2. Específicos: Que contienen las información especifica o detallada de un área  determinada.

PROCEDIMIENTO  PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS:

      Para elaborar un manual administrativo se deben desarrollar una serie de fases, las cuales se describen a continuación:

1.- Planificación del Trabajo:

       En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas.  También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales.

2.- Búsqueda de la Información.

      Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:

• Investigación Documental: Trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
• Investigación Monumental: Trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.

3.- Análisis de la Información.

       Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:

• ¿Qué trabajo o actividad se hace?
• ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?
• ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
• ¿Para qué se realiza el trabajo?
• ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
• ¿Cuándo o en qué momento se hace?
• ¿Por qué se hace?

      Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.

4.- Elaboración del Manual.

      Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar:

• La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
• La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
• El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.

5.- Validación del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

6.- Autorización del Manual.

      Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.

7.- Difusión y distribución del Manual.

     Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.

8.- Revisión y Actualización del Manual.

     Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.