Organizacion y Metodos

TEMA 01: ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

ORIGEN  Y  ANTECEDENTES

      La unidad de organización y sistema nace cuando la administración de las organizaciones se ve en la obligación de crear métodos para un funcionamiento más eficaz y así mismo lograr un sistema organizacional factible, lo que conllevo a estudiar la estructura y los sistemas que en ella se realizaban, de esta manera generando métodos que fuesen factibles para su mejora.

      Por otra parte se puede decir, que la evolución que ha tenido desde entonces, se puede clasificar en dos etapas muy relevantes:

PRIMERA ETAPA

PERIODO DEL 1917 HASTA EL 1964: Creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de organización y sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de organización y sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

SEGUNDA ETAPA

A PARTIR DEL AÑO 1965: Se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

  Pero no fue hasta el año 1971, que se generaliza la unidad de Organización y Sistema, con la creación de ciertos acuerdos:

• Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas.

• Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia.

•  Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios.

• En los últimos años, Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica.

DEFINICIÓN

     Se puede decir, que es la ciencia que estudia los procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema, y que tienes además tiene la responsabilidad de evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados dentro de una organización con el fin de agilizar y/o actualizar los procesos administrativos y operativos que así lo requieran para obtener un funcionamiento eficiente y eficaz.    Cabe destacar que posee como objetivo principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos.

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

     En el estudio de la unidad de organización y sistema, se pudo constatar que la misma posee dos funciones fundamentales según su naturaleza, y además de esto según ciertas hipótesis del tema, la unidad de organización y sistemas debe tener una función de carácter asesor o lineal.  Y para su mayor compresión se muestra a continuación dichas funciones que lo definen:

Según su Naturaleza Asesora:

       Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas, una vez elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en práctica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva.

Según su Naturaleza Lineal:
        
       Establecer un patrón lineal, mediante el cual el flujo de información sea mas efectivo entre los miembros de la organización, generando métodos para mejorar la organización.


CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA 

ELIMINACIÓN: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. ADICIÓN: Introducir nuevos sistemas o programas COMBINACIÓN: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. MODIFICACIÓN: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.  SIMPLIFICACIÓN: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento. SERIES DE TIEMPO: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo. CORRELACIÓN: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. MUESTREO: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal. PERT (TÉCNICA PARA LA REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc. PROGRAMACIÓN LINEAL: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas. SIMULACIÓN: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables. TEORÍAS: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así: 1).- Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo. 2).- Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis. 3).- Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

        PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

       Mediante los estudios realizados por la unidad de organización y sistema, se genera una serie de  información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, por consecuencia se recopila, analiza y se prepara un informe detallado en el cual  se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más factibles de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para realizar dicho análisis de la información se deben tomar en cuenta las siguientes características:

              Un analista de la unidad de organización y sistema, debe tener en cuenta que los objetivos primordiales que debe cumplir dentro de cualquier organización es la de planificar y desarrollar estudios y proyectos de sistematización administrativa, coordinando y controlando las actividades asociadas, a fin de optimizar el desempeño de los sistemas y servicios de información administrativa.

Por lo que, a continuación se muestra el perfil ideal para una analista de esta categoría:

•  ANALIZADOR: Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuáles son los que debe anotar para su posterior análisis.

•  ORIENTADOR: El trabajo de O y S es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar tosa su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.

•  PERCEPTIVO: Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener.

•  BUEN OYENTE: Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primera pregunta, debe seguir las respuestas del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.

•  CREADOR e INNOVADOR: Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.

• VENDEDOR: El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.   

TIPOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

• SISTEMA ABIERTO: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.   Posee numerosas entradas y salidas, además para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados.     Un sistema consta de cuatro elementos primordiales:

• SISTEMA CERRADO: Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado también mecánico o determinista.

CLASIFICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES Y SISTEMAS

La unidad de organización y método se encarga de agrupar y coordinar  actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. La organización puede ser de tres tipos: funcional, por productos o mercadotecnia y matricial.

Organización Funcional: Fue creada por Frederick Taylor, consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Organización por productos: Con frecuencia llamada organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

Organización matricial: También llamada matriz, combina los tipos de organización mencionados anteriormente, tomando los beneficios de ambos. Así, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobre posición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto.  En general, es un sistema de mando múltiple o dos jefes.

 ¡VAMOS, HAS TU COMENTARIO!

¡RECUERDA, QUE DEBEMOS SER ESTUDIANTES INVESTIGADORES!