TEMA 04: NORMALIZACIÓN

NORMAS I.S.O

DEFINICIÓN:

      Son documentos que especifican de manera clara y precisa los requerimientos que pueden ser ejecutados en las organizaciones, con el fin de garantizar que los producto y/o servicios que son ofrecidos por dichas organizaciones cumplan con su misión. Es importante resaltar, que sus siglas I.S.O significan Organización Internacional de Estandarización, y esta prestigiosa entidad han publicado un aproximado de 19.500 normas internacionales.

       El objetivo principal de dichas normas es asegurara que los productos y/o servicios alcancen la calidad deseada, y se considera que son de gran importancia en las empresas ya que les permite minimizar los costos, reducción de errores e incrementar la productividad.

FUNCIONES:

     En las organizaciones, los estándares ISO hacen posible los siguientes aspectos:

LAS NORMAS ISO MAS UTILIZADAS:

• Las medidas de papel, las cuales contempla los tamaños de DIN-A4, DIN-A3, entre otras (ISO 2016).
• Los nombres de lenguas (ISO 639).
• Los sistemas de calidad (ISO 9.000, 9.001 y 9.004).
• Gestion Medioambiental (ISO 14.000).
• Signos y símbolos matemáticos, magnitudes del sistema internacional de unidades (ISO/IEA 80.000).

FORMULARIOS

DEFINICIÓN:

   Es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de registrar información, mediante el cual se introduce una serie de datos en él, con la finalidad de que dicha información sea almacenada y procesada a posteriores.    También puede considerarse como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.


OBJETIVOS:

• Suministrar a la organización de toda la información requerida para la ejecución de sus operaciones.
• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan en la organización.
• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad de trabajo.
• Mantener un orden lógico dentro de la ejecución del trabajo, y pos consiguiente la simplificación del mismo.
• Facilita en flujo de información dentro de la organización.
• Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.
• Evaluar el trabajo realizado por el personal trabajador.
• Apreciar los resultados obtenidos en casa proceso.

DISEÑO DE LOS FORMULARIOS:

     El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso y para ellos debe cumplir con la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

• FASE DE PRE-DISEÑO: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
• FASE DE DISEÑO: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja.
• FASE DE POST-DISEÑO: En esta fase se debe complementar el formulario, que tipo de impresión, hoja, tamaño, fecha de entrega, entre otros.

ESTRUCTURA:

• IDENTIFICACIÓN: Es la parte donde se indica el nombre de la entidad, titulo del formulario, fecha, código.
• INSTRUCCIONES: Indica como se debe llenar el formulario.
• CUERPO: Incluye toda la información necesarias para que el formulario una vez completado cumpla con su objetivo. Los conceptos dentro del cuerpo deben estar organizados según lo establezca el procedimiento para el cual el formulario ha sido diseñado.
• CONCLUSIÓN: Esta conformada por todos lo datos que validen el contenido del formulario, tales como firmas y sellos.
• PRESENTACIÓN: Esta varia ya que se pueden encontrar con formularios manuscritos, impresos, talonarios, entre otros.

CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN:

      Debemos considerar ciertos aspectos importantes para su elaboración:

• Estudiar la situación que se presenta, para determinar el objetivo del formulario.
• Realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario.
• Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación.
• Realizar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir errores dentro de la organización.
• Llevar un control eficiente de los formularios.
• Tomar en cuenta la opinión del analista y usurarios, ya que el analista es quien decide como deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuales son los datos necesarios. 
• Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
• Hacer una prueba para comprobar la eficiencia del formulario, antes de aplicarlo.
• Tomar en cuenta la actitud mental favorable en aquellas personas que van hacer uso del formulario.
• Hacer un formulario flexible y cómodo.
• Hacer preguntas de tipo abiertas y cerradas, que le permitan al usuario responder de manera sincera y clara.

CONTROL DE LOS FORMULARIOS:

      Es un método el cual es utilizado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de información, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para ser utilizados los formularios de manera eficiente y mantener el seguimiento de cada uno de los formularios aplica.

      Para ello, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1.  Eliminar los formularios que no se están aplicando.
2. Actualizar los formularios para así aumentar su eficiencia y disminuis los errores.
3. Nivel de Organización; la cual se debe establecer un lugar dentro de la organización para el control de los formularios, y dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios.
4. Tomar en cuenta la opinión del analista de los formularios, para así generar propuestas de mejora para la organización.
5. Establecer programas de control como política de la empresa.
6. Realizar un análisis de los factores que componen el problema. 
7. Debe existir una relación entre el control y los sistemas y procedimientos.
8. Realizar periódicamente una revisión de los formularios y como ha influenciado el mismo dentro de la organización, en sus aspectos tantos positivos como negativos.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

DEFINICIÓN: 

     Los manuales administrativos son aquellos documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación, que le permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.  Ademas incluye las normas legales, reglamentarias y administrativas que han sido establecidas a lo largo del tiempo y su relación con las funciones, prendimientos y la forma en que se encuentra organizada la entidad. 

VENTAJAS:

• Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
• Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización
• Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
• Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
• Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias
• Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
• Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
• Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
• Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
• Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
• Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
• Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
• Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.

DESVENTAJAS:

• Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.
• Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
• Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido
• Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
• Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenido
• En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.

CLASIFICACIÓN:

Por su contenido se clasifican en:

1. De Organización: Donde se especifican las diversas unidades orgnizacionales, que componen la empresa.
2. De Procedimientos: Donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la organización, por ejemplo; selección del personal.
3. De Políticas: Se determinan las políticas que guiaran el accionar de la empresa.
4. De Bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos ingresos, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, entre otros.

Por su ámbito se clasifican en:

1. Generales: Que contienen la información de la totalidad de la organización.
2. Específicos: Que contienen las información especifica o detallada de un área  determinada.

PROCEDIMIENTO  PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS:

      Para elaborar un manual administrativo se deben desarrollar una serie de fases, las cuales se describen a continuación:

1.- Planificación del Trabajo:

       En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas.  También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales.

2.- Búsqueda de la Información.

      Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:

• Investigación Documental: Trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
• Investigación Monumental: Trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.

3.- Análisis de la Información.

       Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:

• ¿Qué trabajo o actividad se hace?
• ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?
• ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
• ¿Para qué se realiza el trabajo?
• ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
• ¿Cuándo o en qué momento se hace?
• ¿Por qué se hace?

      Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.

4.- Elaboración del Manual.

      Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar:

• La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
• La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
• El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.

5.- Validación del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

6.- Autorización del Manual.

      Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.

7.- Difusión y distribución del Manual.

     Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.

8.- Revisión y Actualización del Manual.

     Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

TEMA 03:  NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

    Se conoce como aquellos planes que establecen un método habitual de manejar las actividades en un futuro, también se puede decir que son guías mediante el cual detallan la forma exacta bajo la cual deben realizarse ciertas actividades.

  Es importante resaltar,  que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, por la necesidad de un control riguroso y para detallar la acción de los trabajos rutinarios que llegan a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

NORMAS

CONCEPTO

      Las normas son aquellas reglas o leyes, que son creadas con el fin de que sean cumplidas por un grupo de individuos determinados, aplicadas en un entorno, con el objetivo principal de mantener el orden y mejorar la convivencia  a las que se deben ajustar las conductas, tareas y actividades.

TIPOS DE NORMAS:

• NORMAS JURÍDICAS: Son formuladas por el poder legislativo, y dictadas por los órganos que lo conforman y son dirigidas para todos los individuos del Estado, el cual el incumplimiento tendrán sanciones establecidas en las normas del marco jurídico.

• NORMAS SOCIALES:  Surgen a partir de las costumbres, tradiciones y modas que se establecen en una sociedad en particular, el cual todos sus integrantes deben responder a su cumplimiento.

NORMAS RELIGIOSAS: Son ejecutadas por una comunidad religioso a la que cada persona pertenece, y se dice que la sanción al no cumplirlas es divina. Es importante acotar que el manual que rige las religiones es la biblia.

• NORMAS MORALES: Estas son impuestas por cada individuo, en relación a lo que esta bien o mal, y responden a nuestra propia conciencia.

CLASIFICACIÓN:

1. NORMAS CREADAS: Son creadas por un individuo o grupo, con el fin de crear criterios para el control interno del ente, la cual es esencial para garantizar la eficiencia y el éxito de sus objetivos. 
2. NORMAS SOLICITADAS: Surgen cuando se presenta una eventualidad o problema, el cual deben ampliar las normas con el fin de evitar inconvenientes, y es importante mencionar que estas deben ser basadas en hechos y criterios sólidos.
3. NORMAS IMPUESTAS: Son aquellas que por exigencias externas, deben ser tomadas en consideración en la empresa, esto se refiere a las leyes, decretos, sindicatos, entre otros.  Por lo que esta esta obligada a incluirlas entre las normas de la empresa.

PROCEDIMIENTOS

  Se conocen como una serie de normas o acciones, que se realizan de manera  secuenciada y sistemática para lograr un objetivo común en las mismas circunstancias. 

CARACTERÍSTICAS:

1. No son de aplicación general, es decir, que su aplicación va a depender de cada situación que se presente.
2. Son de gran aplicación en los trabajos que son rutinarios, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática de dichas normas generadas.
3. Son flexibles, ya que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones. 
4. Establece un orden lógico y cronológico en el cual se deben realizar las actividades.
5. Son de fácil compresión.

CLASIFICACIÓN:

DESCRIPCIÓN:

       Se puede decir que es la forma ordenada en la cual deben presentarse los datos identificativos del procedimiento ademas de las acciones secuencias correspondientes.    A continuación se muestran una serie de datos que deben estar presentes en la descripción de los procedimientos administrativos de la organización:

 DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCESOS:

      La diagramación es conocida como una herramienta de gran importancia, ya que permite representar de manera gráfica los procesos de una organización.    Al realizar los procesos administrativos deben tomar en cuenta que tipo de diagramación se adapta mas a la situación, por ello a continuación se muestra algunos tipos:

• Por su Presentación: De bloque y detalle.
• Por su Formato: Vertical, horizontal y tabular.
• Por su Propósito:  De forma, labores, método analítico, de espacio, combinados y de ilustración.

SIMBOLOGÍA:

DISEÑO DE POLÍTICAS

. 

TEMA 02: LA ORGANIMETRIA 

DEFINICIÓN:

      Se conoce como un conjunto de técnicas para representar las organizaciones y sus relaciones formales internas y externas, permitiendo así obtener la medición de la estructura y su grado de complejidad.  en definitiva no existe un único modelo de organigrama pues al haber diversas organizaciones una diferente que la otra hace que la estructura de estás sean únicas y por ende diferentes.

    La organimetria, se puede decir que es parte fundamental del proceso de la administración de una organización, ya que aquellas personas encargadas de motivar y dirigir al personal deben tomar decisiones muy importantes para el desarrollo de la empresa, y en caso de generar un mal movimiento (error), implica un decaimiento inmediato, esta persona debe tener un marco estable donde sus trabajadores se sientan motivado para trabajar de forma eficiente y tener buenos resultados en la productividad de la organización. 

OBJETIVO Y UTILIDAD

       Su principal objetivo es conocer de manera general y ordenada a la empresa, también de forma superficial influye mucho, ya sea en su posición en el mercado, tamaño y actividades que la misma desarrollo.   Cabe destacar que existen varios modelas de organigramas, ya que cada empresa tiene su propia estructura y tamaño, es decir que cada modelo en las empresas es único y totalmente diferente.

       La organimetria forma parte del segundo proceso de la administración, es decir es parte del parte del proceso de organización, los integrantes, y en general toda la organización necesita un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar sus metas y objetivos de la manera más coherentes y sobre todo en un ambiente sin conflictos. El proceso de administrar trae consigo la toma de decisiones y es por ello que se necesita que la jerarquía e importancia de cada participante de la organización se encuentre definida y establecida para que cada uno actuara de acuerdo a la obligación que se le ha otorgado.

     El proceso de organización es necesario para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

TIPOS DE ORGANIGRAMA  

        Es una representación gráfica con elementos geométricos, de la estructura de una empresa, representa los departamentos y niveles que se encuentran en ella, es decir que muestra las relaciones jerárquicas y competencias dentro de la organización.    Por lo que a continuación se muestra los tipos de organigramas:

SEGÚN SU NATURALEZA: Se dividen en tres (03)  fases.

SEGÚN SU FINALIDAD: Se dividen en cuatro (04) tipos de organigramas.

SEGÚN SU ÁMBITO: Se divide en dos (02) grupos de organigramas.

SEGÚN EL CONTENIDO: Se divide en tres (03) grupos de organigramas.

SEGÚN SU PRESENTACIÓN: Se divide en cinco (05) tipos de organigramas.

SÍMBOLOS Y REFERENCIAS UTILIZADOS EN UN ORGANIGRAMA

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA 

      El objetivo de un organigrama es mostrar de manera rápida y precisa como esta conformada una organización, ademas de esto, proporciona una imagen formal de la organización, facilitando en conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial, por lo que debemos seguir ciertos criterios para cumplir con dicho objetivo:

• Precisión: Las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
• Uniformidad: En su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
• Presentación: Su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto.
• Vigencia: Para conservar su validez deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
• Sencillez: Deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s en forma clara y comprensible.

Organizacion y Metodos

TEMA 01: ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

ORIGEN  Y  ANTECEDENTES

      La unidad de organización y sistema nace cuando la administración de las organizaciones se ve en la obligación de crear métodos para un funcionamiento más eficaz y así mismo lograr un sistema organizacional factible, lo que conllevo a estudiar la estructura y los sistemas que en ella se realizaban, de esta manera generando métodos que fuesen factibles para su mejora.

      Por otra parte se puede decir, que la evolución que ha tenido desde entonces, se puede clasificar en dos etapas muy relevantes:

PRIMERA ETAPA

PERIODO DEL 1917 HASTA EL 1964: Creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de organización y sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de organización y sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

SEGUNDA ETAPA

A PARTIR DEL AÑO 1965: Se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

  Pero no fue hasta el año 1971, que se generaliza la unidad de Organización y Sistema, con la creación de ciertos acuerdos:

• Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas.

• Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia.

•  Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios.

• En los últimos años, Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica.

DEFINICIÓN

     Se puede decir, que es la ciencia que estudia los procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema, y que tienes además tiene la responsabilidad de evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados dentro de una organización con el fin de agilizar y/o actualizar los procesos administrativos y operativos que así lo requieran para obtener un funcionamiento eficiente y eficaz.    Cabe destacar que posee como objetivo principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos.

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

     En el estudio de la unidad de organización y sistema, se pudo constatar que la misma posee dos funciones fundamentales según su naturaleza, y además de esto según ciertas hipótesis del tema, la unidad de organización y sistemas debe tener una función de carácter asesor o lineal.  Y para su mayor compresión se muestra a continuación dichas funciones que lo definen:

Según su Naturaleza Asesora:

       Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas, una vez elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en práctica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva.

Según su Naturaleza Lineal:
        
       Establecer un patrón lineal, mediante el cual el flujo de información sea mas efectivo entre los miembros de la organización, generando métodos para mejorar la organización.


CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA 

ELIMINACIÓN: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. ADICIÓN: Introducir nuevos sistemas o programas COMBINACIÓN: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. MODIFICACIÓN: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.  SIMPLIFICACIÓN: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento. SERIES DE TIEMPO: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo. CORRELACIÓN: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. MUESTREO: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal. PERT (TÉCNICA PARA LA REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc. PROGRAMACIÓN LINEAL: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas. SIMULACIÓN: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables. TEORÍAS: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así: 1).- Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo. 2).- Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis. 3).- Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

        PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

       Mediante los estudios realizados por la unidad de organización y sistema, se genera una serie de  información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, por consecuencia se recopila, analiza y se prepara un informe detallado en el cual  se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más factibles de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para realizar dicho análisis de la información se deben tomar en cuenta las siguientes características:

              Un analista de la unidad de organización y sistema, debe tener en cuenta que los objetivos primordiales que debe cumplir dentro de cualquier organización es la de planificar y desarrollar estudios y proyectos de sistematización administrativa, coordinando y controlando las actividades asociadas, a fin de optimizar el desempeño de los sistemas y servicios de información administrativa.

Por lo que, a continuación se muestra el perfil ideal para una analista de esta categoría:

•  ANALIZADOR: Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuáles son los que debe anotar para su posterior análisis.

•  ORIENTADOR: El trabajo de O y S es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar tosa su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.

•  PERCEPTIVO: Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener.

•  BUEN OYENTE: Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primera pregunta, debe seguir las respuestas del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.

•  CREADOR e INNOVADOR: Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.

• VENDEDOR: El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.   

TIPOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

• SISTEMA ABIERTO: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.   Posee numerosas entradas y salidas, además para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados.     Un sistema consta de cuatro elementos primordiales:

• SISTEMA CERRADO: Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado también mecánico o determinista.

CLASIFICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES Y SISTEMAS

La unidad de organización y método se encarga de agrupar y coordinar  actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. La organización puede ser de tres tipos: funcional, por productos o mercadotecnia y matricial.

Organización Funcional: Fue creada por Frederick Taylor, consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Organización por productos: Con frecuencia llamada organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

Organización matricial: También llamada matriz, combina los tipos de organización mencionados anteriormente, tomando los beneficios de ambos. Así, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobre posición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto.  En general, es un sistema de mando múltiple o dos jefes.

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