TEMA 06: DIAGRAMACIÒN 

DEFINICIÓN 

       Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

OBJETIVOS

1. Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones.
2. Facilita la comprensión del funcionamiento de un proceso o actividad.
3. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, representar los controles, entre otros.
4. Estructurar la solución de un problema, para que sea independiente del lenguaje a utilizar.
5.  Separar la solución lógica de programación de la sintaxis y codificación, permitiendo mayor eficiencia en el trabajo.
6. Dar una visión completa e integral de un problema al programador.
7. Permitir una compresión más fácil y rápida del problema a otros programadores

TIPOS Y CARACTERÍSTICAS

• DE FLUJO: Por medio de éste se intenta representar detalles algorítmicos correspondientes a un determinado proceso que sea multifactorial. Representan las distintas etapas que forman parte de un proceso en particular y, para su realización, se recurre a una simbología específica.

          Estos pueden presentarse de distintas formas:

1. Horizontal: Las etapas del proceso se organizan de forma secuencial de izquierda a derecha.
2. Vertical: La información se organiza de arriba hacia abajo.
3. Arquitectónico: Representa una determinada área laboral, se gráfica el itinerario de alguna persona o ruta.
4. Panorámico:El proceso se identifica con una sola mirada, puesto que recurre a la representación de acciones y departamentos, en vez de utilizar textos que describen operaciones.

• DE TORTA: Por medio de éstos, que tienen forma circular, se representan frecuencias, las cuales se expresan por medio de porciones proporcionales a las mismas.
• 
  ORGANIGRAMA: Estos son los utilizados para la representación de la organización de una determinada empresa. En ellos se identifican las distintas áreas que conforman a la entidad y el nombre de la persona que la dirige. Por medio de esto se logra entonces expresar las competencias y jerarquías existentes así como también las relaciones que existen entre estas últimas.

• DE BARRAS: Representan en su eje horizontal las modalidades o datos, mientras que en el vertical las frecuencias de cada uno de ellos. Para que estos gráficos puedan ser comprendidos por terceros deben incluir una escala, longitudes que sean comparables, barras separadas y un texto que especifique la información.

• DE PROCESO: Por medio de ellos se intenta representar de forma gráfica los distintos pasos de un proceso específico. Estos pasos son diferenciados por medio de símbolos y, además de esto, se incluyen datos que permitan un análisis del proceso, como tiempos, distancias o cantidades.  A partir de estos diagramas se logran graficar entonces inspecciones, operaciones de taller, procesos administrativos o de fabricación, de manera cronológica.

TÉCNICAS PARA FORMULAR UN DIAGRAMAS DE FLUJO

• El sentido de un diagrama de flujo generalmente es de arriba hacia abajo, o en su defecto de izquierda a derecha.
• Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica su dirección que fluye la información procesos, se deben utilizar solamente líneas de flujo horizontal o vertical (nunca diagonales).
• Es un símbolo solo puede entrar una flecha de flujo si varias líneas se dirigen al mismo símbolo, se deben unir en una sola flecha.
• Las líneas de flujo no deben cruzarse, para evitar los cruces se utilizan los conectores.
• No deben quedar lineas de flujos sin conectar.
• Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
• Todos los símbolos pueden tener mas de una línea de entrada, a excepto del símbolo final.
• De un símbolo excepto el de decisión, solo puede salir una línea de flujo.
• Los símbolos Terminal, Conector dentro de página y conector fuera de página solo pueden estar conectados al diagrama por una sola flecha, ya que por su naturaleza es imposible que tenga una entrada y una de salida.
• Los émbolos de decisión tendrán siempre una sola flecha de entrada y dos o tres flechas de salida según la cantidad de alternativas que se presentan.

      Un diagrama de flujo debe estar complemente cerrado, teniendo una continuidad de principio a fin, no pueden quedar flechas en el aire ni símbolos sin conexión al diagrama pues el flujo seria interrumpido.

MODELAJES DE PROCESOS ACTUALES 

       Un modelo de procesos es una expresión abstracta de los procesos principales de una organización. El modelo de procesos solamente muestra los procesos principales o macro procesos que a su vez pueden contener otros procesos. 

       Existen tres tipos de mapas de procesos, los cuales se mencionan a continuación:

1.  Primer Modelo de Procesos: Se caracteriza por contener líneas arriba y que usualmente se corresponde fácilmente con modelos de negocio.
2. Segundo Modelo de Procesos: Es aquel que muestra las relaciones que se establecen entre los procesos, dentro de una organización y define los servicios que un proceso entrega a otro para obtener un bien, un servicio o información, este mapa es útil para identificar que niveles de servicio debe dar cada área a la organización.
3. Tercer Modelo de Procesos: Que muestran las secuencias lógicas de actividades que se llevan a cabo entre una o varias áreas de la organización para la entrega de un bien o un servicio, estas secuencias enlazan normatividad, recursos e información. Estos procesos o mapas de procesos de tercer nivel pueden documentarse y constituir la base para los manuales de organización de algunas empresas que han decidido mejorarse y cambiar de administraciones funcionales hacia una administración basada en procesos. Los procesos de tercer nivel tiene un solo responsable, por lo general estos procesos comienzan por una solicitud y terminan con la entrega de un bien o un servicio.

TEMA 05: SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

                 ¿QUE ES EL PROCESO DE TRABAJO?

   Se entiendo como proceso de trabajo al conjunto de actividades humanas que, bajo una organización de trabajo interactùan con objeto y medios, formando parte del proceso productivo.

LIMITES EN EL PROCESO DE TRABAJO

      En un proceso de trabajo existen variantes que pueden afectar las actividades productivas, las cuales se mencionan a continuación las mas resaltantes:

1. EL TRABAJO: Es la base esencial de dicho proceso, ya que sin las existencia del trabajo no puede existir dicho proceso.
2. RECURSO HUMANO: Afecta directamente el proceso, puesto que es el talento humano quien realiza las actividades para llevar a cabo una producción o servicio.
3. RECURSO MATERIAL: Para que pueda existir un proceso de trabajo eficiente, se debe contar con la materia prima, maquinarias y herramientas para complementar el talento humano y de esta manera cumplir con el objeto de trabajo.
4. AMBIENTE DE TRABAJO: Afecta directamente al talento humano, por lo que se considera un limite ya que puede afectar el proceso de trabajo, si estos no se encuentran conformes.
5. RECUSO FINANCIERO: Se considera uno de los limites mas impactantes, ya que puede afectar directamente a la empresa, y puede ocasionar atrasos para la adquisición de materias, maquinarias y cancelación de  sueldos.
6. MÉTODO: Como se realiza el procedimiento de trabajo.

EL CRECIMIENTO Y EL CONTROL DEL PROCESO

      El control del proceso de trabajo le permite a las organizaciones eliminar el desperdicio de tiempo, esfuerzo, dinero y fuerza de trabajo, lo que conlleva a un trabajo eficiente y eficaz. Las organizaciones se concentran en aumentar el valor y el crecimiento tanto financiero como de expansión, cuando crean procesos productivos los cuales deben avaluarse si es necesario diariamente y analizar los resultados para identificar las oportunidades de mejoramiento.

      Se dice que, para un buen crecimiento organizacional, se debe llevar un control estricto de los procesos de trabajo, los cuales se deben aplicar los siguientes:

• Establecimiento de medios de control.
• Comprender y reconocer las necesidades y expectativas de los clientes.
• Revisar y evaluar los procesos de trabajo que se aplican en la organización.
• Participar en el desarrollo de nuevos procesos mediante la identificación de planes de control, reacción y métodos de control.
• Proporcionar información y utilizar la experiencia personal para mejorar los procesos de fabricación.
• Crear y aplicar los métodos entandar que se utilizan para realizar su trabajo.
• Administrar cada área de trabajo, bajo la supervisiòn de una persona.
• Identificar oportunidades para eliminar desperdicios.
• Mejorar la calidad del ambiente de trabajo, como de los productos o servicios que se ofrecen.
• Resolver problemas de fabricación y controlar sus procesos.

EL PROCESO: OBJETIVOS PARA MEJORAR

1. Determinar el objeto del proceso.
2. Determinar los limites del proceso.
3. Involucrar el esfuerzo de mejorar en los representantes de cada actividad que conforma el proceso,
4. Identificar donde existen los conflictos entre los limites de los procesos tal como se relacionan con los departamentos involucrados.
5. Actualización de los procesos.
6. Creación de un manual que especifique cada actividad que componga el proceso de trabajo.
7. Identificar, analizar y eliminar la variación en el proceso.
8. Determinar si las actividades de valor agregado son en realidad la mejor practica para el proceso.
9. Rediseñar el proceso con base en el conocimiento obtenido con los primeros ocho pasos.

ANÁLISIS DE PROCESO     

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

      Se conoce como cualquier método o recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido, y de esta manera poder ejecutar una labor determinada y se determina por ser una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.

TÉCNICAS PARA SIMPLIFICAR EL TRABAJO

1. MEDICIÓN DEL TRABAJO: Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se esta realizando.
2. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO: Permite demostrar el  trabajo que se ejecuta en una oficina o departamento, y que actividad desempeña cada integrante, así como el tiempo necesarios para su ejecución.
3. DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS O PROCESOS: Describe un listado en forma secuencial de las actividades que se realizan dentro de un proceso de trabajo.
4. FLUJOGRAMAS: Las figuras se interrelacionan por medio de lineas, las cuales ayudan a esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades componentes del proceso general y las representantes de llevarlas a cabo.
5. GRÁFICA DE DISTRIBUCIÓN FÍSICA: Esta pretende optimizar el circulo de trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que se realizan, adecuando el mobiliario y equipos dentro del espacio disponible de manera racional, para así lograr los objetivos del departamento y evitando perdida de tiempo.
6. DIAGRAMA DE RECORRIDO: Es una técnica básica para realizar la distribución física de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en la búsqueda de la facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de transporte innecesarias y el análisis de el traslado del personal, materiales, productos y papelería en general dentro de las áreas integrales de la organización.
7. GRÁFICA GANTT: Establece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y control entre lo ejecutado y lo planeado.
8. GRÁFICA CPM: Es un método de trayectoria crítica, eficaz para la planificación, programación y control de todo tipo de proyecto, Su finalidad es determinar el tiempo más temprano posible en el que pueden concluirse todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de duración de todas las actividades que convergen en un evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.
9. GRÁFICA PERT: Es una técnica utilizada para el planeamiento, programación y control de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. Está orientado hacía la evaluación del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona información precisa del estado del mismo, predice la verasidad de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.
10. DIAGRAMA DE PESCADO: consiste en una representación gráfica que permite visualizar las causas que explican un determinado problema, lo cual la convierte en una herramienta de la gestión de calidad, ampliamente utilizada dado que orienta la toma de decisiones al abordar las bases que determinan un desempeño deficiente.

 

TEMA 04: NORMALIZACIÓN

NORMAS I.S.O

DEFINICIÓN:

      Son documentos que especifican de manera clara y precisa los requerimientos que pueden ser ejecutados en las organizaciones, con el fin de garantizar que los producto y/o servicios que son ofrecidos por dichas organizaciones cumplan con su misión. Es importante resaltar, que sus siglas I.S.O significan Organización Internacional de Estandarización, y esta prestigiosa entidad han publicado un aproximado de 19.500 normas internacionales.

       El objetivo principal de dichas normas es asegurara que los productos y/o servicios alcancen la calidad deseada, y se considera que son de gran importancia en las empresas ya que les permite minimizar los costos, reducción de errores e incrementar la productividad.

FUNCIONES:

     En las organizaciones, los estándares ISO hacen posible los siguientes aspectos:

LAS NORMAS ISO MAS UTILIZADAS:

• Las medidas de papel, las cuales contempla los tamaños de DIN-A4, DIN-A3, entre otras (ISO 2016).
• Los nombres de lenguas (ISO 639).
• Los sistemas de calidad (ISO 9.000, 9.001 y 9.004).
• Gestion Medioambiental (ISO 14.000).
• Signos y símbolos matemáticos, magnitudes del sistema internacional de unidades (ISO/IEA 80.000).

FORMULARIOS

DEFINICIÓN:

   Es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de registrar información, mediante el cual se introduce una serie de datos en él, con la finalidad de que dicha información sea almacenada y procesada a posteriores.    También puede considerarse como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.


OBJETIVOS:

• Suministrar a la organización de toda la información requerida para la ejecución de sus operaciones.
• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan en la organización.
• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad de trabajo.
• Mantener un orden lógico dentro de la ejecución del trabajo, y pos consiguiente la simplificación del mismo.
• Facilita en flujo de información dentro de la organización.
• Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.
• Evaluar el trabajo realizado por el personal trabajador.
• Apreciar los resultados obtenidos en casa proceso.

DISEÑO DE LOS FORMULARIOS:

     El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso y para ellos debe cumplir con la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

• FASE DE PRE-DISEÑO: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
• FASE DE DISEÑO: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja.
• FASE DE POST-DISEÑO: En esta fase se debe complementar el formulario, que tipo de impresión, hoja, tamaño, fecha de entrega, entre otros.

ESTRUCTURA:

• IDENTIFICACIÓN: Es la parte donde se indica el nombre de la entidad, titulo del formulario, fecha, código.
• INSTRUCCIONES: Indica como se debe llenar el formulario.
• CUERPO: Incluye toda la información necesarias para que el formulario una vez completado cumpla con su objetivo. Los conceptos dentro del cuerpo deben estar organizados según lo establezca el procedimiento para el cual el formulario ha sido diseñado.
• CONCLUSIÓN: Esta conformada por todos lo datos que validen el contenido del formulario, tales como firmas y sellos.
• PRESENTACIÓN: Esta varia ya que se pueden encontrar con formularios manuscritos, impresos, talonarios, entre otros.

CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN:

      Debemos considerar ciertos aspectos importantes para su elaboración:

• Estudiar la situación que se presenta, para determinar el objetivo del formulario.
• Realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario.
• Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación.
• Realizar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir errores dentro de la organización.
• Llevar un control eficiente de los formularios.
• Tomar en cuenta la opinión del analista y usurarios, ya que el analista es quien decide como deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuales son los datos necesarios. 
• Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
• Hacer una prueba para comprobar la eficiencia del formulario, antes de aplicarlo.
• Tomar en cuenta la actitud mental favorable en aquellas personas que van hacer uso del formulario.
• Hacer un formulario flexible y cómodo.
• Hacer preguntas de tipo abiertas y cerradas, que le permitan al usuario responder de manera sincera y clara.

CONTROL DE LOS FORMULARIOS:

      Es un método el cual es utilizado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de información, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para ser utilizados los formularios de manera eficiente y mantener el seguimiento de cada uno de los formularios aplica.

      Para ello, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1.  Eliminar los formularios que no se están aplicando.
2. Actualizar los formularios para así aumentar su eficiencia y disminuis los errores.
3. Nivel de Organización; la cual se debe establecer un lugar dentro de la organización para el control de los formularios, y dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios.
4. Tomar en cuenta la opinión del analista de los formularios, para así generar propuestas de mejora para la organización.
5. Establecer programas de control como política de la empresa.
6. Realizar un análisis de los factores que componen el problema. 
7. Debe existir una relación entre el control y los sistemas y procedimientos.
8. Realizar periódicamente una revisión de los formularios y como ha influenciado el mismo dentro de la organización, en sus aspectos tantos positivos como negativos.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

DEFINICIÓN: 

     Los manuales administrativos son aquellos documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación, que le permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.  Ademas incluye las normas legales, reglamentarias y administrativas que han sido establecidas a lo largo del tiempo y su relación con las funciones, prendimientos y la forma en que se encuentra organizada la entidad. 

VENTAJAS:

• Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
• Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización
• Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
• Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
• Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias
• Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
• Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
• Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
• Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
• Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
• Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
• Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
• Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.

DESVENTAJAS:

• Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.
• Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
• Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido
• Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
• Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenido
• En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.

CLASIFICACIÓN:

Por su contenido se clasifican en:

1. De Organización: Donde se especifican las diversas unidades orgnizacionales, que componen la empresa.
2. De Procedimientos: Donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la organización, por ejemplo; selección del personal.
3. De Políticas: Se determinan las políticas que guiaran el accionar de la empresa.
4. De Bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos ingresos, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, entre otros.

Por su ámbito se clasifican en:

1. Generales: Que contienen la información de la totalidad de la organización.
2. Específicos: Que contienen las información especifica o detallada de un área  determinada.

PROCEDIMIENTO  PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS:

      Para elaborar un manual administrativo se deben desarrollar una serie de fases, las cuales se describen a continuación:

1.- Planificación del Trabajo:

       En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas.  También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales.

2.- Búsqueda de la Información.

      Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:

• Investigación Documental: Trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
• Investigación Monumental: Trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.

3.- Análisis de la Información.

       Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:

• ¿Qué trabajo o actividad se hace?
• ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?
• ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
• ¿Para qué se realiza el trabajo?
• ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
• ¿Cuándo o en qué momento se hace?
• ¿Por qué se hace?

      Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.

4.- Elaboración del Manual.

      Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar:

• La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
• La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
• El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.

5.- Validación del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

6.- Autorización del Manual.

      Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.

7.- Difusión y distribución del Manual.

     Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.

8.- Revisión y Actualización del Manual.

     Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

TEMA 03:  NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

    Se conoce como aquellos planes que establecen un método habitual de manejar las actividades en un futuro, también se puede decir que son guías mediante el cual detallan la forma exacta bajo la cual deben realizarse ciertas actividades.

  Es importante resaltar,  que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, por la necesidad de un control riguroso y para detallar la acción de los trabajos rutinarios que llegan a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

NORMAS

CONCEPTO

      Las normas son aquellas reglas o leyes, que son creadas con el fin de que sean cumplidas por un grupo de individuos determinados, aplicadas en un entorno, con el objetivo principal de mantener el orden y mejorar la convivencia  a las que se deben ajustar las conductas, tareas y actividades.

TIPOS DE NORMAS:

• NORMAS JURÍDICAS: Son formuladas por el poder legislativo, y dictadas por los órganos que lo conforman y son dirigidas para todos los individuos del Estado, el cual el incumplimiento tendrán sanciones establecidas en las normas del marco jurídico.

• NORMAS SOCIALES:  Surgen a partir de las costumbres, tradiciones y modas que se establecen en una sociedad en particular, el cual todos sus integrantes deben responder a su cumplimiento.

NORMAS RELIGIOSAS: Son ejecutadas por una comunidad religioso a la que cada persona pertenece, y se dice que la sanción al no cumplirlas es divina. Es importante acotar que el manual que rige las religiones es la biblia.

• NORMAS MORALES: Estas son impuestas por cada individuo, en relación a lo que esta bien o mal, y responden a nuestra propia conciencia.

CLASIFICACIÓN:

1. NORMAS CREADAS: Son creadas por un individuo o grupo, con el fin de crear criterios para el control interno del ente, la cual es esencial para garantizar la eficiencia y el éxito de sus objetivos. 
2. NORMAS SOLICITADAS: Surgen cuando se presenta una eventualidad o problema, el cual deben ampliar las normas con el fin de evitar inconvenientes, y es importante mencionar que estas deben ser basadas en hechos y criterios sólidos.
3. NORMAS IMPUESTAS: Son aquellas que por exigencias externas, deben ser tomadas en consideración en la empresa, esto se refiere a las leyes, decretos, sindicatos, entre otros.  Por lo que esta esta obligada a incluirlas entre las normas de la empresa.

PROCEDIMIENTOS

  Se conocen como una serie de normas o acciones, que se realizan de manera  secuenciada y sistemática para lograr un objetivo común en las mismas circunstancias. 

CARACTERÍSTICAS:

1. No son de aplicación general, es decir, que su aplicación va a depender de cada situación que se presente.
2. Son de gran aplicación en los trabajos que son rutinarios, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática de dichas normas generadas.
3. Son flexibles, ya que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones. 
4. Establece un orden lógico y cronológico en el cual se deben realizar las actividades.
5. Son de fácil compresión.

CLASIFICACIÓN:

DESCRIPCIÓN:

       Se puede decir que es la forma ordenada en la cual deben presentarse los datos identificativos del procedimiento ademas de las acciones secuencias correspondientes.    A continuación se muestran una serie de datos que deben estar presentes en la descripción de los procedimientos administrativos de la organización:

 DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCESOS:

      La diagramación es conocida como una herramienta de gran importancia, ya que permite representar de manera gráfica los procesos de una organización.    Al realizar los procesos administrativos deben tomar en cuenta que tipo de diagramación se adapta mas a la situación, por ello a continuación se muestra algunos tipos:

• Por su Presentación: De bloque y detalle.
• Por su Formato: Vertical, horizontal y tabular.
• Por su Propósito:  De forma, labores, método analítico, de espacio, combinados y de ilustración.

SIMBOLOGÍA:

DISEÑO DE POLÍTICAS

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TEMA 02: LA ORGANIMETRIA 

DEFINICIÓN:

      Se conoce como un conjunto de técnicas para representar las organizaciones y sus relaciones formales internas y externas, permitiendo así obtener la medición de la estructura y su grado de complejidad.  en definitiva no existe un único modelo de organigrama pues al haber diversas organizaciones una diferente que la otra hace que la estructura de estás sean únicas y por ende diferentes.

    La organimetria, se puede decir que es parte fundamental del proceso de la administración de una organización, ya que aquellas personas encargadas de motivar y dirigir al personal deben tomar decisiones muy importantes para el desarrollo de la empresa, y en caso de generar un mal movimiento (error), implica un decaimiento inmediato, esta persona debe tener un marco estable donde sus trabajadores se sientan motivado para trabajar de forma eficiente y tener buenos resultados en la productividad de la organización. 

OBJETIVO Y UTILIDAD

       Su principal objetivo es conocer de manera general y ordenada a la empresa, también de forma superficial influye mucho, ya sea en su posición en el mercado, tamaño y actividades que la misma desarrollo.   Cabe destacar que existen varios modelas de organigramas, ya que cada empresa tiene su propia estructura y tamaño, es decir que cada modelo en las empresas es único y totalmente diferente.

       La organimetria forma parte del segundo proceso de la administración, es decir es parte del parte del proceso de organización, los integrantes, y en general toda la organización necesita un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar sus metas y objetivos de la manera más coherentes y sobre todo en un ambiente sin conflictos. El proceso de administrar trae consigo la toma de decisiones y es por ello que se necesita que la jerarquía e importancia de cada participante de la organización se encuentre definida y establecida para que cada uno actuara de acuerdo a la obligación que se le ha otorgado.

     El proceso de organización es necesario para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

TIPOS DE ORGANIGRAMA  

        Es una representación gráfica con elementos geométricos, de la estructura de una empresa, representa los departamentos y niveles que se encuentran en ella, es decir que muestra las relaciones jerárquicas y competencias dentro de la organización.    Por lo que a continuación se muestra los tipos de organigramas:

SEGÚN SU NATURALEZA: Se dividen en tres (03)  fases.

SEGÚN SU FINALIDAD: Se dividen en cuatro (04) tipos de organigramas.

SEGÚN SU ÁMBITO: Se divide en dos (02) grupos de organigramas.

SEGÚN EL CONTENIDO: Se divide en tres (03) grupos de organigramas.

SEGÚN SU PRESENTACIÓN: Se divide en cinco (05) tipos de organigramas.

SÍMBOLOS Y REFERENCIAS UTILIZADOS EN UN ORGANIGRAMA

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA 

      El objetivo de un organigrama es mostrar de manera rápida y precisa como esta conformada una organización, ademas de esto, proporciona una imagen formal de la organización, facilitando en conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial, por lo que debemos seguir ciertos criterios para cumplir con dicho objetivo:

• Precisión: Las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
• Uniformidad: En su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
• Presentación: Su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto.
• Vigencia: Para conservar su validez deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
• Sencillez: Deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s en forma clara y comprensible.