TEMA 06: DIAGRAMACIÒN 

DEFINICIÓN 

       Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

OBJETIVOS

1. Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones.
2. Facilita la comprensión del funcionamiento de un proceso o actividad.
3. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, representar los controles, entre otros.
4. Estructurar la solución de un problema, para que sea independiente del lenguaje a utilizar.
5.  Separar la solución lógica de programación de la sintaxis y codificación, permitiendo mayor eficiencia en el trabajo.
6. Dar una visión completa e integral de un problema al programador.
7. Permitir una compresión más fácil y rápida del problema a otros programadores

TIPOS Y CARACTERÍSTICAS

• DE FLUJO: Por medio de éste se intenta representar detalles algorítmicos correspondientes a un determinado proceso que sea multifactorial. Representan las distintas etapas que forman parte de un proceso en particular y, para su realización, se recurre a una simbología específica.

          Estos pueden presentarse de distintas formas:

1. Horizontal: Las etapas del proceso se organizan de forma secuencial de izquierda a derecha.
2. Vertical: La información se organiza de arriba hacia abajo.
3. Arquitectónico: Representa una determinada área laboral, se gráfica el itinerario de alguna persona o ruta.
4. Panorámico:El proceso se identifica con una sola mirada, puesto que recurre a la representación de acciones y departamentos, en vez de utilizar textos que describen operaciones.

• DE TORTA: Por medio de éstos, que tienen forma circular, se representan frecuencias, las cuales se expresan por medio de porciones proporcionales a las mismas.
• 
  ORGANIGRAMA: Estos son los utilizados para la representación de la organización de una determinada empresa. En ellos se identifican las distintas áreas que conforman a la entidad y el nombre de la persona que la dirige. Por medio de esto se logra entonces expresar las competencias y jerarquías existentes así como también las relaciones que existen entre estas últimas.

• DE BARRAS: Representan en su eje horizontal las modalidades o datos, mientras que en el vertical las frecuencias de cada uno de ellos. Para que estos gráficos puedan ser comprendidos por terceros deben incluir una escala, longitudes que sean comparables, barras separadas y un texto que especifique la información.

• DE PROCESO: Por medio de ellos se intenta representar de forma gráfica los distintos pasos de un proceso específico. Estos pasos son diferenciados por medio de símbolos y, además de esto, se incluyen datos que permitan un análisis del proceso, como tiempos, distancias o cantidades.  A partir de estos diagramas se logran graficar entonces inspecciones, operaciones de taller, procesos administrativos o de fabricación, de manera cronológica.

TÉCNICAS PARA FORMULAR UN DIAGRAMAS DE FLUJO

• El sentido de un diagrama de flujo generalmente es de arriba hacia abajo, o en su defecto de izquierda a derecha.
• Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica su dirección que fluye la información procesos, se deben utilizar solamente líneas de flujo horizontal o vertical (nunca diagonales).
• Es un símbolo solo puede entrar una flecha de flujo si varias líneas se dirigen al mismo símbolo, se deben unir en una sola flecha.
• Las líneas de flujo no deben cruzarse, para evitar los cruces se utilizan los conectores.
• No deben quedar lineas de flujos sin conectar.
• Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
• Todos los símbolos pueden tener mas de una línea de entrada, a excepto del símbolo final.
• De un símbolo excepto el de decisión, solo puede salir una línea de flujo.
• Los símbolos Terminal, Conector dentro de página y conector fuera de página solo pueden estar conectados al diagrama por una sola flecha, ya que por su naturaleza es imposible que tenga una entrada y una de salida.
• Los émbolos de decisión tendrán siempre una sola flecha de entrada y dos o tres flechas de salida según la cantidad de alternativas que se presentan.

      Un diagrama de flujo debe estar complemente cerrado, teniendo una continuidad de principio a fin, no pueden quedar flechas en el aire ni símbolos sin conexión al diagrama pues el flujo seria interrumpido.

MODELAJES DE PROCESOS ACTUALES 

       Un modelo de procesos es una expresión abstracta de los procesos principales de una organización. El modelo de procesos solamente muestra los procesos principales o macro procesos que a su vez pueden contener otros procesos. 

       Existen tres tipos de mapas de procesos, los cuales se mencionan a continuación:

1.  Primer Modelo de Procesos: Se caracteriza por contener líneas arriba y que usualmente se corresponde fácilmente con modelos de negocio.
2. Segundo Modelo de Procesos: Es aquel que muestra las relaciones que se establecen entre los procesos, dentro de una organización y define los servicios que un proceso entrega a otro para obtener un bien, un servicio o información, este mapa es útil para identificar que niveles de servicio debe dar cada área a la organización.
3. Tercer Modelo de Procesos: Que muestran las secuencias lógicas de actividades que se llevan a cabo entre una o varias áreas de la organización para la entrega de un bien o un servicio, estas secuencias enlazan normatividad, recursos e información. Estos procesos o mapas de procesos de tercer nivel pueden documentarse y constituir la base para los manuales de organización de algunas empresas que han decidido mejorarse y cambiar de administraciones funcionales hacia una administración basada en procesos. Los procesos de tercer nivel tiene un solo responsable, por lo general estos procesos comienzan por una solicitud y terminan con la entrega de un bien o un servicio.

TEMA 05: SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

                 ¿QUE ES EL PROCESO DE TRABAJO?

   Se entiendo como proceso de trabajo al conjunto de actividades humanas que, bajo una organización de trabajo interactùan con objeto y medios, formando parte del proceso productivo.

LIMITES EN EL PROCESO DE TRABAJO

      En un proceso de trabajo existen variantes que pueden afectar las actividades productivas, las cuales se mencionan a continuación las mas resaltantes:

1. EL TRABAJO: Es la base esencial de dicho proceso, ya que sin las existencia del trabajo no puede existir dicho proceso.
2. RECURSO HUMANO: Afecta directamente el proceso, puesto que es el talento humano quien realiza las actividades para llevar a cabo una producción o servicio.
3. RECURSO MATERIAL: Para que pueda existir un proceso de trabajo eficiente, se debe contar con la materia prima, maquinarias y herramientas para complementar el talento humano y de esta manera cumplir con el objeto de trabajo.
4. AMBIENTE DE TRABAJO: Afecta directamente al talento humano, por lo que se considera un limite ya que puede afectar el proceso de trabajo, si estos no se encuentran conformes.
5. RECUSO FINANCIERO: Se considera uno de los limites mas impactantes, ya que puede afectar directamente a la empresa, y puede ocasionar atrasos para la adquisición de materias, maquinarias y cancelación de  sueldos.
6. MÉTODO: Como se realiza el procedimiento de trabajo.

EL CRECIMIENTO Y EL CONTROL DEL PROCESO

      El control del proceso de trabajo le permite a las organizaciones eliminar el desperdicio de tiempo, esfuerzo, dinero y fuerza de trabajo, lo que conlleva a un trabajo eficiente y eficaz. Las organizaciones se concentran en aumentar el valor y el crecimiento tanto financiero como de expansión, cuando crean procesos productivos los cuales deben avaluarse si es necesario diariamente y analizar los resultados para identificar las oportunidades de mejoramiento.

      Se dice que, para un buen crecimiento organizacional, se debe llevar un control estricto de los procesos de trabajo, los cuales se deben aplicar los siguientes:

• Establecimiento de medios de control.
• Comprender y reconocer las necesidades y expectativas de los clientes.
• Revisar y evaluar los procesos de trabajo que se aplican en la organización.
• Participar en el desarrollo de nuevos procesos mediante la identificación de planes de control, reacción y métodos de control.
• Proporcionar información y utilizar la experiencia personal para mejorar los procesos de fabricación.
• Crear y aplicar los métodos entandar que se utilizan para realizar su trabajo.
• Administrar cada área de trabajo, bajo la supervisiòn de una persona.
• Identificar oportunidades para eliminar desperdicios.
• Mejorar la calidad del ambiente de trabajo, como de los productos o servicios que se ofrecen.
• Resolver problemas de fabricación y controlar sus procesos.

EL PROCESO: OBJETIVOS PARA MEJORAR

1. Determinar el objeto del proceso.
2. Determinar los limites del proceso.
3. Involucrar el esfuerzo de mejorar en los representantes de cada actividad que conforma el proceso,
4. Identificar donde existen los conflictos entre los limites de los procesos tal como se relacionan con los departamentos involucrados.
5. Actualización de los procesos.
6. Creación de un manual que especifique cada actividad que componga el proceso de trabajo.
7. Identificar, analizar y eliminar la variación en el proceso.
8. Determinar si las actividades de valor agregado son en realidad la mejor practica para el proceso.
9. Rediseñar el proceso con base en el conocimiento obtenido con los primeros ocho pasos.

ANÁLISIS DE PROCESO     

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

      Se conoce como cualquier método o recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido, y de esta manera poder ejecutar una labor determinada y se determina por ser una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.

TÉCNICAS PARA SIMPLIFICAR EL TRABAJO

1. MEDICIÓN DEL TRABAJO: Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se esta realizando.
2. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO: Permite demostrar el  trabajo que se ejecuta en una oficina o departamento, y que actividad desempeña cada integrante, así como el tiempo necesarios para su ejecución.
3. DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS O PROCESOS: Describe un listado en forma secuencial de las actividades que se realizan dentro de un proceso de trabajo.
4. FLUJOGRAMAS: Las figuras se interrelacionan por medio de lineas, las cuales ayudan a esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades componentes del proceso general y las representantes de llevarlas a cabo.
5. GRÁFICA DE DISTRIBUCIÓN FÍSICA: Esta pretende optimizar el circulo de trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que se realizan, adecuando el mobiliario y equipos dentro del espacio disponible de manera racional, para así lograr los objetivos del departamento y evitando perdida de tiempo.
6. DIAGRAMA DE RECORRIDO: Es una técnica básica para realizar la distribución física de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en la búsqueda de la facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de transporte innecesarias y el análisis de el traslado del personal, materiales, productos y papelería en general dentro de las áreas integrales de la organización.
7. GRÁFICA GANTT: Establece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y control entre lo ejecutado y lo planeado.
8. GRÁFICA CPM: Es un método de trayectoria crítica, eficaz para la planificación, programación y control de todo tipo de proyecto, Su finalidad es determinar el tiempo más temprano posible en el que pueden concluirse todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de duración de todas las actividades que convergen en un evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.
9. GRÁFICA PERT: Es una técnica utilizada para el planeamiento, programación y control de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. Está orientado hacía la evaluación del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona información precisa del estado del mismo, predice la verasidad de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.
10. DIAGRAMA DE PESCADO: consiste en una representación gráfica que permite visualizar las causas que explican un determinado problema, lo cual la convierte en una herramienta de la gestión de calidad, ampliamente utilizada dado que orienta la toma de decisiones al abordar las bases que determinan un desempeño deficiente.